为了加强学生档案建设，搞好学生档案管理，提高学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本办法。

一、建档范围

在校全日制学生的《高中毕业生登记表》、《普通高校招生报名登记表》、《体检表》、《志愿表》等入学材料；学生在校期间的奖惩材料、成绩表、毕业生登记表等均属归档范围。

二、归档时间

（一）学生档案于新生报到后一月内由各二级学院学工办整理归档。

（二）毕业生登记表、成绩单在毕业生办理离校手续前半月内由教务处提供给各二级学院学工办归档。

三、档案管理及使用

（一）学生档案实行专人专管。档案管理人员应将归档的材料分别编号、登记、造册后，入橱上架，并要严格保管，确保万无一失。档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时，拒绝无关人员进入档案室。严禁抽烟，保持室内清洁，要做到防火、防盗、防尘、防虫、防潮等，档案室内橱（柜）排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。

（二）学生档案只能查阅，不能外借。

（三）因工作需要查阅学生档案时，需持单位介绍信，说明查询内容及目的，按规定程序批准后方可提供。凡到档案室查阅档案者，均由档案管理人员负责接待，并按规定提供所需档案材料。

四、档案的发送

（一）毕业生的档案材料属机要文件，应统一由学工办办理收发手续并于毕业生离校后统一寄送至用人单位或当地人才交流中心。

（二）用人单位提取毕业生档案及遗留档案时，须持单位介绍信、本人身份证或工作证，按规定办理手续后，方可提取档案。

五、本办法由学生工作处（部）负责解释。